Planowanie w małym biznesie – czy jest potrzebne?

Za napisanie wpisu o planowaniu zabieram się już długo. Na papierze mam chyba z pięć wersji, ale wszystkie są tak długie, że nikt by ich nie przeczytał. Może ta wersja da się tak skomponować, żeby miała w miarę zwarta strukturę, sens i odpowiadała na najpotrzebniejsze pytania. Post dedykuję małym rękodzielniczym biznesom. Moim zdaniem planowanie w małym biznesie może dać świetne rezultaty. A z rozmów z klientkami wiem, że planowanie to nie jest to co lubią i co robią.

Po pierwsze:

Czy planowanie w małym biznesie jest konieczne?

Oczywiście, że nie. Większość rękodzielników zostaje z nimi z potrzeby serca, nie portfela, z potrzeby wolności, a nie bycia zobligowanym do tabelek, wykresów i planów. I zdecydowana większość nie widzi potrzeby planowania. Planowanie w ich małych biznesach wydaje im się bez sensu, tym bardziej, że:

• „co trzeba zrobić, to trzeba zrobić”
• „na co mi plany jak i tak palny sobie a ja sobie”
• ” a co ja tam mam planować”
• ” ja tam jestem zorganizowana, plany mi nie potrzebne”

I trudno się  z tymi stwierdzeniami nie zgodzić. Ja sama prowadzę mały biznes (ze wspólnikami) od ponad 20 lat, w tzw. międzyczasie, zmieniałam branże, lokale, robiłam remonty, otwierałam nowe punkty sprzedaży, likwidowałam jedną firmę, otwierałam drugą… . W pewnym momencie ogarniałam trzy działalności mając dwójkę dzieci. Tak, jestem zorganizowana. Tak, przez 17 lat prowadzenia biznesu nie posiadałam kalendarza, plannera, zeszytu. Pomocą były mi kartki karteczki, które się gubiły, fruwały, ale dawały radę. I owszem zdarzało się spóźnić z ZUS-em, nie dostarczyć jakiegoś dokumentu do księgowości, czy nawet zapomnieć zatankować. Było to jednak tak niezwykle rzadko, że nie wywołało potrzeby planowania.

Jest to dowód na to, że się da.

Natomiast ostatnie trzy lata planuję i myślę, że byłabym trochę dalej w swoim biznesie, gdym planowała od lat 15-tu. Planuję i robię więcej, sprawniej i we właściwej kolejności. Planuję i widzę pozytywne skutki tego co planuję. Co raz łatwiej jest mi planować, i co raz dokładniej umiem to zrobić. Dzięki planowaniu znalazłam sposób na te twórcze porywy pod tytułem: ” a może, by…”, które z braku czasu, możliwości umiejętności gasły szybciej niż się zapalały.

Co jest najważniejsze w planowaniu w małym biznesie i w ogóle?

CEL

W brew powszechnemu mniemaniu to nie ładny kalendarz, zeszyt czy odpowiedni układ stron jest ważny w planowaniu. W planowaniu nawet w małym biznesie najważniejszy jest cel. Dla jednych będzie to wygospodarowanie godziny dziennie dla siebie (taki był cel pierwszego planowania w moim przypadku). Dla innych będzie to konkretna liczba followersów na Instagramie, lub Facebooku, przynoszące konkretną ilość wejść z konta na Pintereście, budowa sklepu internetowego, wystawienie swoich produktów na platformie typu „pakamera” czy „etsy”. Celem może być też wzięcie udziału w jarmarku, lub sprzedanie pierwszych produktów stworzonych w Waszych pracowniach. Cel ma kilka podstawowych cech musi być: konkretny (czyli: ilu followersów do kiedy, lub wzięcie udziału w konkretnym jarmarku), mierzalny (czyli musi być możliwość określenia w ilu % został zrealizowany) i realny (czyli taki, który jesteście w stanie osiągnąć)

Zadania

Mając cel, trzeba zrobić dokładne rozeznanie co jest potrzebne, żeby go osiągnąć. Należy wziąć pod uwagę nie tylko środki finansowe, ale także zdobycie określonej wiedzy, nabycie określonych umiejętności, zaangażowanie niezbędnych osób. Te wszystkie informacje składają się na projekt, który następni rozpisujemy na zadania. Zadania powinny być tak małe, że jesteście w stanie je zrobić bez oporów. Czyli jeżeli w projekcie macie pozycję: nauczyć się jak skutecznie rozwinąć Instagram – rozpisujecie go na małe zadania typu:

• poczytać o podstawach Instagrama,
• znaleźć osoby w sieci, które uczą o tym jak działa Instagram,
• znalezione osoby – nauczyć się od podstaw czego mi potrzeba,
• wyselekcjonować hashtagi dla mojej grupy docelowej,
• nauczyć się robić zdjęcia na Instagram,
• nauczyć się obrabiać zdjęcia na feed i na story,
• sprawdzić najlepsze godziny publikacji,
• … .

Jeżeli te zadania są dla Was ciągle za duże rozpisujecie dalej, aż będą Wam odpowiadały czasem wykonania i stopniem trudności.

Kalendarz

W efekcie powstanie bardzo długa lista zadań, które trzeba teraz wpisać w kalendarz. tylko nie w czysty, pusty jakby nie było w  nim Waszego życia tylko kalendarz uwzględniający Wasze życie takie jakie ono jest. Jeśli masz czas na to działanie w czasie drzemki dziecka to wtedy trzeba je zaplanował, jeśli to 15 minut przed spaniem to wtedy, jeśli to trzy godziny w sobotnie popołudnie to właśnie wtedy.

Można oczywiście przeprowadzić, życiową rewolucję stwierdzić, że od pierwszego marca to ja będę spała w tych godzinach, gotowała wtedy, a na sport wtedy i w tych godzinach to ja będę pracować jak wół. Tylko, że jeśli jesteś nocnym markiem to na bank od 1 marca nie będziesz wstawać o szóstej rano. Drugiego marca, będziesz sfrustrowana i trzeciego śmigniesz kalendarzem w kąt stwierdzając, że : „do dupy to całe planowanie”.

Planowanie powinno zakładać zmiany, ale stopniowe, ledwo zauważalne, wyrabiające nowe dobre nawyki powoli i bez ciśnienia. Zmiany frustrują. W tej chwili doświadczam jednej z najbardziej frustrującej zmiany od kilku lat. Rozpoczęłam dietę, która wymaga przygotowania 4 posiłków dziennie. Od trzech tygodni na myśl o tym, że już 10, 16 czy któraś tam godzina dostaję szału. Wytrwałam trzy tygodnie i wytrwam jeszcze, bo są jej efekty, ale muszę wymyślić sposób na „obejście” tego systemu zanim zrezygnuję, bo już wiem, że nie chcę tak żyć długofalowo. Gdybym w tym czasie miała jeszcze jeden temat wymagający przystosowania się do nowych realiów miałabym 100% szansę na porażkę.

Najważniejsza intencją tego postu było jednak pokazanie korzyści płynących z planowania. Zatem:

Jakie korzyści w moim małym biznesie przyniosło mi planowanie?

• Poczucie kontroli

Poczucie kontroli to chyba najbardziej dominujące uczucie. Mając plan wiem doskonale co, kiedy i jak ma być zrobione. Lubie mieć rzeczy przygotowane przed czasem, mam więc zawsze bufor czasowy na wykonanie zadania. Wiem, że jeśli na skutek nieprzewidzianych zdarzeń jak np. : kilka nieplanowanych długich telefonów w ciągu dnia, coś nie zostanie wykonane, zrobię to w późniejszych godzinach lub jutro.

• Eliminacja zadań nieistotnych

Każdy z nas ma takie tematy, które odkłada w nieskończoność. Planowanie wymaga aby zadania miały termin, jeśli nie są wykonane w terminie trzeba je zweryfikować, czy to zadanie realizuje mój cel, czy jest konieczne, dlaczego nie jest wykonane? I albo okazuje się, że to duperela, która możemy wyeliminować, że to nie realizuje naszego celu tylko robi komuś dobrze, że to nie jest niezbędne i można to wykreślić lub jest niezbędne i trzeba spiąć pośladki wykonać, bo bez tego tkwimy w miejscu.

• Oszczędność czasu

Prosty przykład: zebranie się, zrobienie/ poszukanie zdjęcia, zrobienie napisu i publikacja na Fb (np. Niedzieli chwalenia) zajmuje około 15 minut x 4 weekendy w miesiącu =1 godzina. Zrobienie 4 wpisów na raz plus zaplanowanie ich zajmuje 25 minut. Zysk 35 minut i spokojna głowa, brak potrzeby pilnowania, żeby nie zapomnieć czy przeoczyć. Polecam również aplikacje do blokowania nawykowo odwiedzanych stron, czy newsfeedu w Facebooku

• Stworzenie listy zadań drobnych

Lista zadań drobnych to lista zadań, których wykonanie zajmie 2, 3, 5 minut. Każdego dnia jest taka chwila pomiędzy… i wtedy najchętniej odpalamy fb, instagram, albo jakieś ulubione strony. Zamiast tego polecam listę zadań drobnych. To miesięcznie oszczędność kilku godzin.

• Konieczność mówienia NIE.

Tak naprawdę, każdy powinien umieć mówić nie. „Nie teraz, bo pracuję”, „jestem zajęta”, „nie przeszkadzać”. Jeśli do tej pory byliście gotowi do pomocy, odpowiadania, poszukania czy zrobienia wszystkiego co otoczeniu się właśnie zachciało to macie super argument: to nie realizuje mojego celu, więc może poczekać.

• Świadomość ogromu wykonanej pracy

Odkrycie ile naprawdę robię , było dla mnie niesamowitym kopem motywacyjnym.

• Realizacja celów

Realizacja celu, to najważniejsze założenie planowania, choć na początku wcale nie takie oczywiste. Moim pierwszym celem było wygospodarowanie godziny dziennie na ruch i tu mogłam się obawiać długofalowych konsekwencji, bo skróciłam czas pracy. I jakoś nic złego się nie stało, udało się tak przeorganizować zdania, że ta godzina stała się nie zauważalna. Kolejne cele były już biznesowe, długofalowe i zakładały wzrost obrotu o konkretny procent. Nie miałam pojęcia czy to się uda, czy moje założenia nie są z kapelusza. Część przewidywań była bardziej oparta na mojej intuicji niż ekonomiczny wyliczeniach. Jednak dobry, ambitny i dobrze rozpisany plan spowodował, że ten trochę wyimaginowany cel został zrealizowany.

• Materiał do wyciągania wniosków

To, że cel został zrealizowany nie oznacza, że zostały wykonane wszystkie zadania. Wszytko to, czego się nie udało zrealizować skrupulatnie analizuję, dlaczego nie wyszło, czego zabrakło, dlaczego tego nie zrobiłam, co mi przeszkodziło, i czy można to poprawić? To właśnie ten najtrudniejszy element w planowaniu, jeśli jednak spojrzysz na to jak na naukę, a nie samobiczowanie traci ten negatywny ładunek.

• Dodatkowe zadania

Nikt nie przewidzi i nie zaplanuje wszystkiego bardzo dokładnie, zawsze (zwłaszcza w kreatywnych głowach) powstaną myśli o tym, że teraz przydałoby się jeszcze to zrobić. Wszystkie te zadania trzeba również skrupulatnie notować.  W momencie analizy będą stanowić materiał do nauki i niejednoczenie będą przeciwwagą dla tych zadań, które nie zostały wykonane. Dla przykładu w manzuko zaczynaliśmy 2019 z jednym celem głównym i 4 pobocznymi do tego zostało zaplanowane 6 projektów. Cel główny zrealizowaliśmy w 106%, 3 poboczne w 100% i 4 poboczny w 15%. W trakcie roku doszło 8 nowych projektów zrealizowanych lub trwających do dziś.

Gdzie się nauczyłam planować?

Tak, tego się trzeba nauczyć 🙂 Próbowałam w różnych miejscach w internecie, ostatecznie zdecydowałam się na jedną osobę i jest nią Ola Budzyńska.

Niniejszym wszystkim zainteresowanym planowaniem polecam Panią Swojego Czasu, czyli Olę Budzyńską. Jednych wkurza, innych irytuje, większość ją uwielbia. Dla mnie jest stojącą na ziemi babką, z fajnymi przekonaniami, która wie co robi, świetnie rozwija swój biznes, pokazuje jak to robić, planuje i uczy planować jak mistrzyni. W bezpłatnym pakiecie macie pełen blog ciekawych wpisów, grupę na Fb, podcasty, webinary, relacje na Instagramie i mnóstwo innych dobroci. Niezależnie od tego czy interesuje Cię planowanie w małym biznesie, w życiu czy może w dużym biznesie watro zajrzeć 🙂

Jeśli czytasz ten wpis to prawdopodobnie chciałabyś rozwijać swój biznes. Mamy dla Ciebie propozycję! Poprowadź swój kalendarz tak, żeby w najbliższym miesiącu znaleźć czas na zgłoszenie się do naszego Przeglądu Rękodzielniczego.